フリーランス施工図の請求書・契約書の管理方法——痛い経験から作ったルール

フリーランスになって最初の頃、「信頼できる相手だから契約書はいらない」と思っていた時期があった。

その考えを完全に改めたのは、2次会社経由で受けた仕事で未払いが発生したときです。何十万円もの仕事がタダ働きになった。あの経験が今の僕のルールを作りました。

今回は、3年間フリーランス施工図として積み上げてきた「請求書・契約書の管理方法」を書きます。

「信用しているから契約書はいらない」じゃなく、「信用しているからこそ契約書を交わす」——この考えに変わってから、トラブルがゼロになった。

契約書——必ず交わす、例外なし

どんなに小さな案件でも、どんなに信頼できる相手でも、必ず契約書を交わします。これは僕のフリーランス生活の絶対ルールです。

📄 契約書に必ず入れる項目

1. 業務内容——何をどこまでやるかを具体的に記載（範囲外は別途対応）
2. 納品物——成果物の形式・数量・仕様を明記
3. 納期——完了日と途中確認のスケジュール
4. 報酬金額——税込・税別を明記、消費税の扱いも記載
5. 支払期日と方法——納品後〇日以内・銀行振込など
6. 修正対応の範囲——何回まで無償で対応するかを決めておく
7. キャンセル・中途解約の条件——途中で止まった場合の扱い

特に重要なのは「修正対応の範囲」と「キャンセル条件」です。施工図の仕事は途中で設計変更が入ることがあります。どこまでが最初の契約範囲で、どこからが追加費用になるかを最初に決めておかないと、後でトラブルになります。

請求書——発行タイミングと管理の仕組み

請求書の発行タイミング

ステップ 01

納品完了

成果物をクライアントに納品。納品確認のメールを必ず記録として残す

ステップ 02

請求締日に請求書発行

納品したものは管理表に入力。管理表をまとめては請求・入金を管理

ステップ 03

入金確認

支払期日の翌日に口座を確認。入金があればクライアントに受領連絡を入れる

ステップ 04（必要時）

入金遅延の対応

期日を過ぎたら翌営業日にメールで確認。放置すると回収が難しくなる

入金管理の仕組み

請求書を発行したら、Cashmap【JCB法人カード会員専用の資金管理・キャッシュフロー改善ポータル】または会計ソフトで「入金予定一覧」を管理しています。案件名・請求金額・請求日・支払期日・入金確認日を一覧にして、毎月末に未入金がないか確認する習慣をつけています。

入金管理は地味だが、これをサボると「いつの間にか未払いが積み上がっていた」という事態になる。フリーランスの命綱だと思っています。

使っているツール

請求書作成

弥生 or Cashmap

インボイス対応の請求書を発行。PDFで送付してメールに記録が残るようにしている

契約書管理

クラウドストレージ

署名済み契約書はPDFでクラウドに保存。案件名・クライアント名・日付でフォルダ管理

インボイス制度への対応

2023年10月からインボイス制度が始まりました。適格請求書発行事業者の登録をしているかどうかで、クライアント側の仕入税額控除に影響が出ます。

僕は現在未登録です。フリーランスで法人・個人事業主のクライアントと取引する場合、未登録だと「消費税分を値引きしてほしい」という交渉をされるケースがあります。

法人化後に変わること

7月に法人化すると、請求書の発行元が「個人（屋号）」から「合同会社ZEROUM」に変わります。既存クライアントへの案内・請求書フォーマットの変更・振込先口座の変更など、切り替えのタイミングで一度整理が必要です。このあたりは法人化後にまた記録します。

まとめ

• ✓契約書は例外なく必ず交わす——口約束で仕事をした結果の痛い経験から
• ✓契約書に入れるべき7項目——特に修正範囲とキャンセル条件は必須
• ✓入金予定一覧で毎月末に未入金チェックを習慣化する
• ✓インボイス登録は済ませておく——未登録は値引き交渉のリスクになる
• ✓法人化後は請求書の発行元・口座変更の案内が必要——法人化後に追記予定

次回予告

次は「フリーランス施工図の仕事道具——CADソフトと作業環境の紹介」を書く予定です。WORKSカテゴリーをお楽しみに。

営業の考え方はWORKSカテゴリーの「施工図フリーランスの営業をどうやっているか」、単価設定は「フリーランス施工図の単価設定」もあわせてどうぞ。

法人化すると個人事業主より経理が複雑になります。僕は法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」はこちらで対応予定。クラウド型なので税理士とのデータ共有もスムーズで、一人法人にちょうどいいです。